Uma Estrutura de Metadados Normalizada para o Exército
Por: Joaquim José da Cunha Roberto
RESUMO
As ciências da Informação e da Documentação encontram-se numa fase de mudança onde a transferência da informação, especialmente no meio emergente da Internet, implica alterações no que diz respeito às teorias e práticas arquivísticas e da interoperabilidade da informação.
A estrutura normalizada de dados [Encoded Archival Description (EAD)] torna acessível a informação através da Internet e combinada com outras ferramentas, permite tratar electronicamente a informação arquivística de uma forma estruturada. O objectivo destas operações será a de recuperar, armazenar e difundir a informação a utilizadores de todo o mundo.
Esta metodologia implica um trabalho interdisciplinar com vista ao aproveitamento pleno das potencialidades das ferramentas de descrição normalizada da informação.
1. - INTRODUÇÃO
A proposta de aplicação tecnológica que permite tratar electronicamente a informação arquivística, depende da capacidade de garantir que a informação digital permaneça acessível, com qualidades de autenticidade e fidedignidade.
A preservação da informação produzida digitalmente constitui-se fundamental garantindo o acesso continuado a longo prazo à informação existente em formatos digitais. A indispensabilidade de acesso à informação no futuro e a sua interpretação recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação, implica a aplicação de estratégias de recuperação e preservação da informação.
Os gestores de informação têm adoptado várias estratégias de organização, preservação e difusão dos seus fundos mas neste estádio de desenvolvimento é inevitável o recurso às novas tecnologias da informação embarcando na viagem da globalização digital. A Internet é uma forma poderosa de divulgar a informação mas também pode ser uma forma de preservação da mesma.
Os metadados tornaram-se, para os sistemas de informação, uma componente crítica para a sua arquitectura e indispensável para o seu correcto funcionamento pois qualquer sistema pretende-se sempre dinâmico, flexível e potencialmente adaptável às necessidades e especificidades de uma determinada instituição ou organização.
2. - A ESTRUTURA DE METADADOS APLICADA NO EXÉRCITO
2.1. - O caso do Arquivo Histórico Militar
A norma ISO 15489 explica o conceito de Estrutura de Metadados na perspectiva específica da gestão de documentos de arquivo. Para os documentos electrónicos o conceito abarca todo o tipo de informação que é necessária para tornar o documento inteligível e utilizável. Os metadados aplicados aos documentos electrónicos, sejam eles nado-eletrónicos ou digitalizados, podem ser definidos como o conjunto dos dados que definem o contexto, estrutura, acesso dos documentos e o registo do historial da sua utilização ao longo do tempo, fornecendo ainda indicações sobre o seu conteúdo. O termo metadado sugere uma aplicação da etimologia clássica para denominar a necessidade de estruturar e descrever o conteúdo dos recursos da informação contudo a sua utilização, difundiu-se em larga escala com o desenvolvimento da Internet, como suporte de acesso à informação na World Wilde Web.
As organizações têm apresentado esquemas de metadados diferenciados mas adequados às suas realidades, no Exército a utilização e gestão de esquemas de metadados tem no Arquivo Histórico Militar um exemplo de sucesso. A sua estrutura de metadados assenta na norma EAD.
Os metadados pode servir diferentes propósitos, como seja a pesquisa, a utilização, a autenticidade, a fidedignidade, a manutenção, a preservação e a avaliação. Para o documento de arquivo electrónico, os metadados são particularmente importantes porque estabelecem a relação entre o documento e o seu contexto funcional/administrativo. Os documentos de arquivo electrónico são fortemente dependentes do contexto onde foram produzidos, neste caso específico da Instituição Castrense, não basta adicionar metadados exclusivamente descritivos pois é essencial assegurar que os mesmos garantam e evidenciem características capazes de acautelar a autenticidade dos recursos, condição essencial para certificar a sua operatividade probatória.
2.2. – Os Arquivos Electrónicos e a Preservação da Informação
As tecnologias aplicadas aos sistemas de informação e a normalização internacional para a descrição de documentos constituem um passo fundamental para a difusão da informação contida nos acervos documentais.
Do ponto de vista de uma organização que produz e gere documentos de arquivo, os metadados podem ser considerados em duas categorias: Os metadados que fornecem informação contextual sobre as actividades e os metadados que reflectem a gestão do documento após a sua integração e armazenamento no sistema de arquivo.
A informatização dos arquivos e a utilização de novos suportes para preservação da documentação levanta questões essenciais sobre a sua preservação a longo prazo. O longo prazo é aqui definido como um período cronológico superior ao período de vida do sistema (hardware e software), em que os documentos de arquivo foram produzidos.
Os metadados são essenciais para a preservação da informação porque permitem a interoperabilidade entre sistemas, trata-se de uma linguagem contemporânea da maior importância para o registo, transferência, armazenamento e recuperação de informação.
Os padrões de metadados fornecem subsídios para as questões de descrição, acessibilidade, interoperabilidade e proporcionam o acesso futuro ao documento, contribuindo assim de forma decisiva para o objectivo da preservação.
A perdurabilidade da informação em novos suportes documentais requerem medidas para promover a preservação documental de todo o património arquivístico digital.
Não se trata apenas da preservação “definitiva” de documentos de arquivo electrónico, inclui também a preservação durante determinados períodos que excedam consideravelmente o tempo de vida do hardware e software usado nomeadamente para documentos que podem necessitar de ser conservados administrativamente durante 10, 12 ou 20 anos desde a data da sua produção.
A mudança e obsolescência tecnológica são uma realidade à qual não se consegue escapar quando lidamos com sistemas informáticos, o ritmo de mudança é rápido, comparado com outras áreas do conhecimento humano, tanto no armazenamento como no processamento da informação. As mudanças são conduzidas pelas leis do mercado e raramente consideram os requisitos de acesso a longo prazo uma prioridade. Assim para obtermos uma informação estável, autêntica e inalterável, é indispensável usar um conjunto de ferramentas em permanente mudança, sendo este o verdadeiro desafio para garantir os requisitos necessários à preservação.
2.3. – A Estratégia de Migração de Dados
A UNESCO alerta para a preservação do património digital e para a possibilidade de desaparecimento do legado digital sugerindo que os estados membros adoptem um conjunto de medidas para salvaguardar esse património. Propõe que se atenda às especificidades do documento arquivístico digital, fonte de prova e de informação, que necessita de protecção especial, definir estruturas de metadados e determinar a sua utilização nos sistemas de gestão arquivística, com o propósito de gerir a preservação e a acessibilidade digitais.
A migração é seguramente a melhor e mais testada estratégia para garantir a preservação da informação consistindo esta na “(…) transferência periódica de material digital de uma dada configuração de hardware/software para uma outra, ou de uma geração de tecnologia para outra subsequente”. Como referido anteriormente, os objectos digitais são constituídos por elementos estruturais e elementos de informação. O formato de um objecto digital constitui a estrutura pela qual estes elementos de informação se encontram organizados. Neste contexto, a migração pode ser vista como o processo responsável pela reorganização dos elementos de informação que constituem um objecto digital.
Por norma as estratégias de preservação procuram cristalizar o objecto digital no seu formato original, ao contrário das estratégias de migração que se centra sobretudo na preservação do seu conteúdo intelectual, ou seja, na preservação do objecto conceptual.
A migração tem como objectivo manter os objectos digitais compatíveis com tecnologias actuais de modo a que um utilizador comum seja capaz de os interpretar sem necessidade de recorrer a artefactos menos convencionais, como por exemplo, emuladores. No entanto, os processos de migração introduzem algumas desvantagens que devemos considerar. Neste tipo de processos existe uma grande probabilidade de algumas das propriedades que constituem os objectos digitais não serem correctamente transferidas para o formato de destino adoptado, isto deve-se sobretudo, a incompatibilidades existentes entre os formatos de origem e destino ou à utilização de conversores incapazes de realizar as suas tarefas adequadamente.
Adicionalmente, não é espectável que uma estratégia de migração possa resolver permanentemente os problemas de preservação, o formato de destino encontra-se, também este, sob constante ameaça de se tornar obsoleto o que significa que será apenas uma questão de tempo até que uma nova migração tenha de ser administrada.
A Migração é contudo a estratégia mais consistente e adequada para uma Instituição como o Exército garantir eficazmente a preservação do seu património Digital.
3. - A INTERNET E A DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA CODIFICADA
A Encoded Archival Description (EAD) é uma norma de estrutura dados, elaborada para facilitar a distribuição detalhada de informação sobre colecções e fundos de arquivo via Internet, através dos instrumentos de descrição documental (IDD), cuja descrição arquivística possibilita um acesso normalizado. Esta distribuição permite pesquisar e recuperar, de forma rigorosa e eficaz, instrumentos de descrição documental.
A norma de descrição arquivística codificada (EAD) permite ainda que as imagens digitalizadas dos documentos se incluam e associem aos respectivos instrumentos de descrição, possibilitando a navegação pelos diferentes níveis de informação, de forma cada vez mais detalhada.
Esta norma, dispõe de uma série de directrizes que não foram concebidas para impor regras sobre práticas de codificação específica, mas contêm explicações e comentários sobre os “prós e contras” de uma variada gama de alternativas.
A Internet não é a única razão por que é utilizada a descrição arquivística codificada (EAD), dado que a sua estrutura hierárquica se revela estável e ao mesmo tempo flexível, o que permite a sua aplicação às diferentes descrições, independentemente dos formatos que apresentem. Assim, a descrição em arquivos, baseada nas normas ISAD(G), ISAAR(CPF) e a tecnologia digital são instrumentos em constante mutação, mas cada vez mais vocacionados para a normalização e padronização dos procedimentos e para a construção de repositórios de metainformação no contexto de um arquivo digital.
A EAD será sempre uma norma em constante renovação pois basta verificar que as tarefas arquivísticas descritivas e principalmente a tecnologia digital são entidades dinâmicas em constante evolução que estabelecem princípios chave e tendem a adaptar-se tanto à criação de novos instrumentos de descrição como à conversão de dados em formatos tradicionais já existentes. A EAD é suficientemente flexível para alcançar este objectivo mas, ao mesmo tempo, propõe-se fomentar uniformidade estrutural dos instrumentos de descrição, partindo da base de que o emprego de um modelo de dados coerente aumenta o intercâmbio eficaz entre repositórios, o que implica um desenvolvimento positivo.
A EAD é uma norma estrutural mais específica que a ISAD(G), onde a manipulação da informação se executa de uma forma hierárquica em diferentes níveis lógicos de armazenamento baseando-se num modelo hierárquico tipo árvore.
3.1. - O Protocolo entre o Exército e o Ministério da Cultura
O projecto “Da Guerra Peninsular à Regeneração (1801 – 1851)” e a disponibilização na Internet
Tendo em consideração o pioneirismo reconhecido, do Arquivo Histórico Militar, na digitalização e disponibilização de grandes volumes de informação (1.345.000 de imagens) na Internet com metadados associados baseando-se na estrutura da norma Encoded Archival Description (EAD) e em linguagem XML considera-se importante referir a realização deste projecto n.º 418/05 – “Da Guerra Peninsular à Regeneração (1801 – 1851)” do Plano Operacional da Cultura do Ministério da Cultura (POC).
Toda esta informação encontra-se na base de dados do AHM e o seu acesso é efectuado pela aplicação informática (módulo pesquisa) em uso no mesmo.
O esquema base de metadados utilizado, foi baseado no esquema da Libery of Congress (Core Metadata Elements), com 18 elementos seleccionados, utilizando-se a metainformação técnica 17 elementos da NISO Z39.87 – 2002 e 8 elementos da CEDARS, a este esquema foram ainda acrescentados alguns elementos necessários para a implementação da ferramenta, nomeadamente de campos relativos à identificação e localização topográfica, dos suportes e ainda da estrutura construída do Objecto Digital.
3.2. - A Linguagem XML e a Norma EAD
A linguagem XML (Extensible Mark-up Language) surge naturalmente na comunidade arquivística internacional pois já se adoptou há algum tempo a linguagem de anotação EAD (Encoded Archival Descriptio) para a descrição de metainformação arquivística, isto porque o intercâmbio de informação entre várias Instituições e Organizações é normalmente efectuado em XML segundo a norma EAD.
O XML não é um esquema de metadados, mas uma linguagem genérica de descrição estrutural de documentos digitais. Apesar da linguagem XML e da norma EAD, existirem no domínio arquivístico há alguns anos, esta combinação tem resultado em projectos, que se pretendem cada vez mais alargados, e continuam a encerrar desafios interessantes e em constante evolução.
A EAD tem sido aplicada, com bastante sucesso, seguindo uma estrutura hierárquica, natural no XML e também na descrição arquivística, mas o modelo a implementar tem de ser relacional. Assim os modelos relacionais devem reflectir a hierarquia da informação a armazenar.
Ao nível da aplicação de gestão da metainformação resolvem-se muitos problemas, manipulando-se hierarquicamente a informação que estava armazenada relacionalmente.
A metainformação de cada documento electrónico deve ser gravada em Linguagem XML, por ser uma linguagem com especificações abertas, o que facilita a sua recuperação e a interoperabilidade.
O XML desenvolve-se como uma linguagem universal para definir estruturas de dados, baseando-se essencialmente no crescimento da Internet, e na separação dos dados de apresentação utilizando o XML e o XSL (eXtensible Style Sheet Language). O XML mostra-se assim um formato adequado para intercâmbio entre bases de dados, tanto para ao nível da estrutura semântica das bases de dados, como ao nível do seu conteúdo.
4. - CONCLUSÃO
A gestão dos sistemas de metadados e a estrutura de dados da norma EAD apresentam-se como vitais à gestão, comunicação, difusão e preservação da informação. A Gestão do Sistema de Metadados e a norma EAD são a “âncora” e a estrutura basilar de um sistema globalizado de informação. A Internet exige a adopção de normas e regras idênticas, capazes de inter-operar entre as instituições e organizações, nacionais e internacionais.
O ritmo de mudança no hardware e no software é muito rápido, comparado com outras áreas do conhecimento humano, a obsolescência tecnológica dos suportes digitais implica, fruto da rápida evolução das tecnologias e metodologias, o desenvolvimento de uma política de migração de ficheiros para outros suportes de armazenamento, apropriados aos padrões de tecnologia actuais.
A perdurabilidade da informação nos novos suportes documentais trata-se dum assunto extremamente importante e urgente que tem sido timidamente equacionado nas Instituições e Organizações mas não podemos esquecer que a preservação do património digital e a possibilidade de desaparecimento do legado digital é uma ameaça real e é necessário que se adoptem um conjunto de medidas inadiáveis para salvaguardar esse património.
As Instituições e Organizações devem assentar numa estratégica de futuro gizando um caminho capaz de garantir a gestão, recuperação, preservação e salvaguarda da informação. A uniformização de critérios, formatos digitais, estruturas de dados normalizadas, uma linguagem universal, hardware e software compatíveis, podem garantir o acesso à informação no futuro e a sua interpretação, recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação.
A estruturação de esquemas de metadados baseados na norma EAD, a disponibilização da informação na Internet, a preservação da informação, as estratégias de migração, a estruturação da linguagem XML e as formas de interoperabilidade da informação, devem ser tratados no âmbito de equipas ou grupos de trabalho pluridisciplinares, preferencialmente em parceria com outras Instituições ou Organizações que se debatam com os mesmos problemas sendo indispensável o apoio técnico da Direcção Geral de Arquivos ou outra entidade que a substitua neste âmbito.
Os diferentes saberes são necessários para levar a bom porto os projectos que se pretendem com sucesso e para benefício de todos, garantindo desta forma a preservação de um património documental insubstituível, da nossa memória como Instituição Castrense e ao mesmo tempo do património da nação portuguesa.
5. - BIBLIOGRAFIA
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citado em: GONZALEZ Lara, Leslie “et al”;
A informação arquivística é toda a que é produzida pela Instituição e serve como suporte à tomada de decisão. Ao memo tempo é parte da memória da Instituição e fonte de identidade, destina-se a controlar e divulgar o património documental;
Definida como “a permanência ao longo do tempo das características originais do documento de arquivo no que respeita ao contexto, estrutura e conteúdo”, ICA, Estudo n.º 16;
Referida como a capacidade do documento de arquivo “servir de prova digna de crédito”, quanto à autoridade e fiabilidade do documento de arquivo enquanto prova, ICA, Estudo nº 16;
Podemos afirmar que metadados são dados que se usam para falar deles mesmos, de forma geral os metadados definem-se como dados sobre os dados;
A palavra metadados é composta pelo prefixo grego meta que significa junto a, depois de, entre, com, e o termo de origem latino dato [datum], cujo significado é representação de maneira adequada para o seu tratamento por um ordenador (DRAE, 1992, 2001).
A aplicação informática possui uma estrutura de metadados associada, em linguagem XML, para garantir a disponibilização da informação na Internet.
Existem diversas variantes de migração que poderão ser consideradas: migração para suportes analógicos, actualização de versões, conversão para formatos concorrentes, normalização, migração “a-pedido” e migração distribuída;
FERREIRA, Miguel: “Introdução à preservação digital – Conceitos, estratégias e actuais consensos”, Editora Escola de Engenharia da Universidade do Minho, Guimarães, Portugal, 2006.
Basicamente, XSL é uma linguagem que define uma transformação entre um documento XML de entrada, e outro documento XML de saída;
